La forma correcta de escribir e-mails

Las reglas para escribir correctamente un e-mail o correo electrónico es algo que no se debe tomar a la ligera. Actualmente los mails son una de las formas más comunes, fáciles y baratas de comunicación, especialmente en el ambiente profesional. La manera en que los escribes dice mucho de ti y de tu Branding Personal. Así que toma en cuenta estas reglas de etiqueta para escribir e-mails y asegurar un buen branding digital:

Escribe como si fuera público

Cuando escribas un e-mail hazlo pensando en que podría ser publicado. ¿Qué sentirías si eso pasara? Para que no corras el riesgo ni tengas que preocuparte por eso, trata únicamente asuntos públicos. Si quieres tratar algo personal o íntimo mejor hazlo por otro medio.

Escribe un saludo y una introducción

Cuando comiences un e-mail es muy importante que, antes que nada, saludes a la persona y escribas una breve introducción. Cuando escribas a una persona que nunca has contactado es importante que te presentes y menciones cómo es que obtuviste sus datos. Con una línea o dos de introducción y presentación es suficiente, así que no te extiendas.

Sigues las reglas de ortografía y puntuación

Los e-mail también son documentos o archivos escritos que, en muchas ocasiones, forman parte del ámbito profesional. Así que escribe de forma correcta y siguiendo las reglas de ortografía y puntuación, sin abreviaturas ni lenguaje electrónico coloquial. Por otro lado, ten en cuenta con quién estás comunicándote, la relación que tienes con esa persona y el nivel de respeto o confianza que puedes tener con él o ella. Recuerda que lo que escribes es un reflejo de tu persona, preparación y Branding Personal.

Escribe un título claro

Escribir un título o asunto de mail adecuado y concreto es muy importante.Muchas personas, especialmente quienes usan los e-mails como herramientas de trabajo, reciben decenas de mails al día, por lo que para ahorrar tiempo y decidir qué correo electrónico abrir, leen los títulos o asuntos de los mails. Si escribes un título ambiguo o que no dice nada, como “Hola”, podría ser fácilmente descartado y nunca ser visto.

Cuidado con la información confidencial

Procura no escribir ningún tipo de información confidencial en los e-mail. Recuerda que los correos electrónicos no son 100% seguros así que si necesitas tratar datos confidenciales lo mejor es que lo hagas a través de otro medio.

E-mails innecesarios

En ocasiones no es necesario que envíes un e-mail para decir o contestar algo irrelevante como “gracias”, “ok” o “adiós”. Estos mails solo quitan tiempo y espacio de almacenaje tanto al que lo envía como al que lo recibe. ¡Evítalos!

Sé breve y concreto

No hay nada más molesto que abrir un mail y encontrar que es un tratado de miles de párrafos. Por lo general la gente no tienen tiempo ni interés de leer un e-mail muy largo. Así que procura ser breve y preciso y no exceder de dos o tres párrafos.

Valora si es prudente escribir un mail o usar otro medio

Cuando se trata de asuntos importantes, urgentes o en los que debas explicar un asunto de forma extensa, lo mejor será que en lugar de escribir un mail ocupes otro medio más eficiente para comunicarte, por ejemplo el teléfono.

E-mail de enojo

Nunca escribas un e-mail mientras te encuentres enojado ya que después podrías arrepentirte. Recuerda que los e-mails son una prueba escrita que se puede guardar e imprimir y luego usarse en tu contra. Así que si por alguna razón tienes que escribir un e-mail mientras estás enojado, piénsalo muy bien.

Tip: Te recomiendo que cuando estés enojado, escribas el mail para desahogar tus emociones pero no lo envíes, solo guárdalo. Después de unas horas o quizás un día, retoma el mail y vuélvelo a escribir. Verás que estando más tranquilo las cosas se ven diferentes.

No recicles los mails

Muchas personas que quieren escribir a alguien a quien han escrito anteriormente usan ese mismo mail para tratar otro asunto completamente diferente. Pero al usar ese mail pasado con un título o asunto que no corresponde al tema actual puede causar confusiones o hacerle pensar al destinatario que se trata del mismo mail que alguna vez ya recibió. Así que lo correcto es que escribas un mail completamente nuevo para cada asunto que debas tratar y cambiar el título.

Tip: Si este es tu caso, lo que puedes hacer es recurrir al mail anterior y copiar únicamente la dirección de correo electrónico de la persona a la que le quieres escribir. Luego redacta un mail completamente nuevo con la dirección que acabas de copiar y escribe un título diferente.

No olvides adjuntar los archivos

Cuando tengas que enviar algún archivo por e-mail asegúrate de que se adjunte correctamente antes de enviar el correo. Es muy penoso tener que enviar otro mail donde sí adjuntes el archivo o, peor aún, que te respondan diciéndote que no han recibido el archivo. Esto puede hacerte ver como una persona distraída o descuidada.

Cuidado con el “Responder a todos”

Es muy importante que pongas atención en esta cuestión. En ocasiones es necesario que al responder un mail lo hagas con la función “Responder a todos” ya que pueden haber personas involucradas que necesiten conocer tu respuesta. Sin embargo, también hay ocasiones en que no necesitas que todos se enteren de tu respuesta, especialmente si es una cuestión únicamente entre el que envió el mail y tú, como la respuesta a una invitación. En este caso solo debes usar la función “Responder”.

Responde pronto

El tiempo máximo para contestar un e-mail es de 24 a 48 horas. Tardarte más tiempo en contestarlos podría tomarse como una falta de interés y, por supuesto, como una falta de cortesía. Es como si al platicar con otra persona no te pusiera atención o no te contestara.

No abuses de la opción “Urgente”

Algunos proveedores de e-mail tienen la opción de marcar los correos electrónicos que envías como urgentes. Te recomiendo que solo uses esa opción cuando verdaderamente se trate de una cuestión urgente, importante o que requiera una respuesta rápida. Si abusas de esta función podría salirte contraproducente porque las personas ya no creerán en tu “urgencia”.

Coloca todos tus datos en la firma

Recuerda clocar los datos donde pueden contactarte al final del mail. Los mails tienen la opción de crear una firma que aparecerá en todos los mails que redactes. Úsala para escribir en ella tu nombre completo, puesto o cargo (en caso de ser una cuenta de correo electrónico de trabajo), teléfono dónde contactarte, dirección web, y si lo deseas, tu dirección de correo electrónico alternativa. De esta manera nunca se te pasará escribirlo y la gente tendrá diferentes formas de contactarte.

El hecho de que la tecnología haga más rápido y sencillo comunicarnos con los demás no significa que debamos pasar por alto las reglas básicas de etiqueta y cortesía. Recuerda que seguir estas reglas, sea en el medio que sea, significa respetar a la gente y proyectar un buen Branding Personal.

Por Mario Casasola